انواع گزارش عملکرد

استفاده از انواع گزارش عملکرد یک مهارت حیاتی برای هر مدیر پروژه، رهبر تیم یا صاحب کسب و کار محسوب می‌شود تا پیشرفت، دستاوردها، چالش‌ها و خطرات خود را با ذینفعان مختلف همچون: مشتریان، حامیان مالی، مدیران اجرایی و اعضای تیم در میان بگذارید. اما برای گزارش کاری خود باید از کدام نمونه گزارش عملکرد استفاده کنید؟ از این رو در این مقاله از وبسایت مینارو، در مورد هر کدام از گزارش‌های کسب و کار و ویژگی‌های آن توضیح داده‌ایم. همچنین بعد از انتخاب نوع گزارش خود، آن را از طریق قالب پاورپوینت گزارش عملکرد مینارو برای تاثیرگذاری بیشتر ارائه دهید.

انواع گزارش عملکرد برای مدیران پروژه

اینکه گزارش عملکرد شما چگونه به نظر می رسد به هدف و نقش شما بستگی دارد. در ادامه چند نوع گزارش کاری رایج که مدیران پروژه و محصول نیاز به آن دارند را توضیح می‌دهیم.

گزارش سازمانی وضعیت پروژه

گزارش عملکرد وضعیت پروژه یک نمای کلی از موقعیت پروژه در یک نقطه زمانی خاص را ارائه می‌دهد. آن‌ها تصویری فوری از عناصر کلیدی همچون: بودجه، جدول زمانی، وظایف تکمیل شده و نقاط عطف آینده را به ذینفعان ارائه می‌دهند.

گزارش‌های سازمانی وضعیت را می‌توان برای برجسته کردن هر گونه مسائل یا خطراتی که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد استفاده کرد و آن‌ها را برای تصمیم‌گیری‌های مهم و مدیریت ریسک حیاتی می‌کند.

گزارش پیشرفت

در حالی که گزارش‌های وضعیت بر وضعیت فعلی پروژه تاکید می‌کنند، گزارش‌های پیشرفت بر آنچه در طول یک دوره گزارش تعریف شده به دست آمده، تمرکز دارند.

این نوع گزارش عملکرد، وظایف تکمیل شده، منابع مورد استفاده و پیشرفت انجام شده در راستای اهداف پروژه را به تفصیل شرح می‌دهد. آن‌ها همچنین ممکن است اطلاعاتی در مورد آنچه که باید انجام شود و تنظیمات لازم در طرح پروژه ارائه می‌کنند.

گزارش پیشرفت در بین انواع گزارش عملکرد معمولاً جزئی‌تر و پویاتر از گزارش‌های وضعیت هستند و گزارشی مداوم از تکامل پروژه ارائه می‌دهند.

گزارش عملکرد ارزش کسب شده

این نوع نمونه گزارش عملکرد به مدیر، در واقع نوعی گزارش پیشرفت/وضعیت است که از داده‌های کمی برای اندازه گیری عملکرد واقعی پروژه در برابر عملکرد برنامه‌ریزی شده آن استفاده می‌کند. به طور خلاصه، شما با تخمین میزان کار باید در مراحل مختلف پروژه شروع کنید و آن را به صورت کمی بیان نمایید.

به عنوان مثال، اگر قرار است پروژه شما 1,000,000 میلیون هزینه داشته باشد و 100 روز طول بکشد، در روز 21 شما باید 210,000 هزار تومان کار را انجام داده باشید. با این حال، اگر تنها به ارزش 150000 هزار تومان دست یافته‌اید، به این معنی است که 6 روز از برنامه عقب هستید. و اگر به 210000 هزار تومان رسیده‌اید اما 260000 هزار تومان هزینه کرده‌اید، 50 هزار تومان بیشتر از بودجه خرج کرده‌اید.

با برون‌یابی و بررسی تفاوت در داده‌های کار واقعی و پیش بینی شده، توانسته پیش بینی کرده که واقعا چقدر هزینه دارد و چه مدت زمانی طول می‌کشد.

گزارش روند

این مدل از انواع گزارش عملکرد، اطلاعاتی در مورد کارایی معیارهای انتخابی در طول زمان ارائه می‌کنند. با تجزیه و تحلیل این داده‌ها می‌توان اطلاعات زیر را به دست آورد:

• الگوها و روندها را شناسایی کنید؛
• محرک های کلیدی تغییر را مشخص کنید؛
• عملکرد آینده را بر اساس روندهای تاریخی پیش بینی کنید.

به عنوان مثال، یک مدیر محصول توانسته داده‌های مربوط به حفظ مشتری و استفاده از یک ویژگی را ردیابی کند. با تجسم داده‌ها، می‌توانید ببینید که آیا این دو با هم مرتبط هستند یا خیر. فقدان چنین همبستگی، نشان از نبودن تاثیر مستقیم ویژگی‌ها بر یکدیگر است.

گزارش کاری پیش بینی

در بین انواع گزارش عملکرد، گزارش‌های پیش بینی به خوبی نتایج عملکرد آینده را نشان می‌دهد. به عنوان مثال، یک گزارش پیش‌بینی می‌تواند الگوهای رفتار کاربر گذشته مرتبط با حفظ مشتری را برای پیش‌بینی داده‌های حفظ آینده در نظر بگیرد .از جمله مزایای گزارش عملکرد پیش بینی:

1. استراتژی‌های پیشگیرانه را برای رسیدگی به مسائلی که می‌تواند بر عملکرد محصول یا پروژه تأثیر منفی بگذارد، توسعه دهید.
2. گزارش‌های پیش بینی همچنین توانسته به شما کمک کند منابع خود را به اندازه کافی تخصیص دهید تا بتوانید به طور موثر با چالش‌هایی که به وجود می‌آیند مقابله کرده و از فرصت‌های جدید بهره ببرید.

گزارش واریانس

گزارش‌های عملکرد واریانس، همچون گزارش‌های ارزش کسب‌شده، تفاوت‌های بین عملکرد واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه را تحلیل می‌کنند. با مقایسه معیارهای عملکرد واقعی با معیارهای برنامه ریزی شده، می‌توانید واریانس‌های مهمی را که نیاز به توجه شما دارند را شناسایی کنید.

برای مثال، اگر تیم توسعه شما عقب‌تر از زمان‌بندی کار می‌کند، ممکن است لازم باشد منابع بیشتری را اختصاص دهید تا به آن‌ها کمک کرده تا کار را به موقع انجام دهند.

عناصر حیاتی در تهیه انواع گزارش عملکرد موثر پروژه

محتوای دقیق گزارش‌ها از پروژه‌ای به پروژه دیگر و سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. با این حال، برخی از عناصر مشترک وجود داشته که باید در زمان چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، در آن‌ها وجود داشته باشد، در ادامه آن‌ها را بیان می‌کنیم.

خلاصه اجرایی

مروری کوتاه بر وضعیت فعلی پروژه، برجسته کردن دستاوردهای کلیدی، چالش‌ها و نقاط عطف آتی برای ذینفعان پرمشغله که ممکن است زمان لازم برای بررسی کل گزارش را نداشته باشند.

اهداف و محدوده پروژه

با بیان واضح اهداف و محدوده پروژه، زمینه را برای معیارهای عملکرد گزارش شده فراهم کرده و به ذینفعان کمک نمایید تا اهداف پروژه را درک کنند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

در نوشتن انواع گزارش عملکرد، باید از معیارهای KPI استفاده شود تا ذینفعان با این معیار قابل اندازه‌گیری، متوجه موفقیت کسب و کار برای رسیدن به اهداف‌شان شوند. از این رو در زمان انتخاب قالب پاورپوینت گزارش عملکرد، دقت کنید که محصولی با المان‌های گرافیکی انتخاب کرده تا به خوبی شاخص کلیدی عملکرد پروژه را به واسطه آن نشان دهید.

نقاط عطف به دست آمده

برجسته کردن نقاط عطف تکمیل شده و تاثیر آن‌ها بر جدول زمانی پروژه، حس پیشرفت و موفقیت را ارائه می دهد.

عملکرد بودجه و هزینه‌ها

در انواع گزارش عملکرد شرکتی، جزئیات وضعیت مالی پروژه، از جمله تخصیص بودجه، مخارج، و هرگونه تفاوت با بودجه، برای ذینفعان برای ارزیابی سلامت مالی پروژه ضروری است.

زمان‌بندی عملکرد

داده‌های مربوط به زمان‌بندی پروژهو هرگونه انحراف از زمان‌بندی اولیه به ذینفعان کمک می‌کند تا بفهمند که پروژه در مسیر درست است یا خیر.

خطرات و چالش‌ها

در انواع گزارش عملکرد، خطرات و مسائل فعلی و بالقوه که ممکن است بر تحویل پروژه لازم برای کار کردن استراتژی‌های کاهش موثر و برنامه‌های احتمالی تأثیر بگذارد.

استفاده از منابع

جزئیات در مورد نحوه تخصیص و استفاده از منابع، برای بهینه سازی مدیریت منابع و شناسایی زمینه‌های بهبود لازم است.

چشم انداز آینده

داشتن چشم انداز آینده نگر در مورد فعالیت‌های آینده، چالش‌های بالقوه، و تعدیل‌های برنامه پروژه به ذینفعان کمک کرده تا برای پیشرفت‌های آینده آماده شوند.

نتیجه‌گیری

هدف از استفاده از گزارش‌های کسب و کار این است که شرکت شما معیارهای عملکردی را که برای موفقیت نیاز دارد برآورده می‌کند. همچنین گزارش‌های مالی و شاخص‌های کلیدی عملکرد را ردیابی کرده و با کمک به مدیریت پروژه وایجاد بینش‌های ارزشمند دیگری، برای سنجش عملکرد کلی کسب‌وکار ارائه می‌دهد. از این رو با انواع گزارش عملکرد می‌توانید مهم‌ترین داده‌ها را در تم پاورپوینت گزارش عملکرد مینارو به نمایش بگذارید.

منبع: userpilot.com