انواع گزارش عملکرد

استفاده از انواع گزارش عملکرد یک مهارت حیاتی برای هر مدیر پروژه، رهبر تیم یا صاحب کسب و کار محسوب می‌شود تا پیشرفت، دستاوردها، چالش‌ها و خطرات خود را با ذینفعان مختلف همچون: مشتریان، حامیان مالی، مدیران اجرایی و اعضای تیم در میان بگذارید. اما برای گزارش کاری خود باید از کدام نمونه گزارش عملکرد استفاده کنید؟ به همین دلیل در این مقاله از وبسایت مینارو، در مورد هر کدام از گزارش‌های کسب و کار و ویژگی‌های آن توضیح می‌دهیم. همچنین بعد از انتخاب نوع گزارش خود، آن را از طریق قالب پاورپوینت گزارش عملکرد مینارو برای تاثیرگذاری بیشتر ارائه دهید.

انواع گزارش عملکرد برای مدیران پروژه

این که گزارش عملکرد شما چگونه به نظر می رسد به هدف و نقش شما بستگی دارد. در ادامه چند نوع گزارش کاری رایج که مدیران پروژه به آن نیاز دارند، توضیح می‌دهیم.

گزارش سازمانی وضعیت پروژه

گزارش عملکرد وضعیت پروژه، یک نمای کلی از موقعیت پروژه در نقطه زمانی خاص را ارائه می‌دهد. این گزارش تصویری فوری از عناصر کلیدی همچون: بودجه، جدول زمانی، وظایف تکمیل شده و نقاط عطف آینده را به ذینفعان ارائه می‌دهند. گزارش‌های سازمانی می‌توانند وضعیت پروژه را نشان دهند و هرگونه مسائل یا خطراتی را که ممکن است بر پروژه تاثیر بگذارند، برجسته کنند؛ این گزارش‌ها برای اتخاذ تصمیمات مهم و مدیریت ریسک حیاتی هستند.

گزارش پیشرفت

در حالی که گزارش‌های وضعیت بر وضعیت فعلی پروژه تاکید می‌کنند، گزارش‌های پیشرفت بر دستاوردهایی که در طول دوره گزارش مشخص به دست آمده‌اند، تمرکز می‌کنند.

این نوع گزارش عملکرد، وظایف تکمیل شده، منابع مورد استفاده و پیشرفت انجام شده در راستای اهداف پروژه را به تفصیل شرح می‌دهد. آن‌ها همچنین ممکن است اطلاعاتی در مورد آنچه که باید انجام شود و تنظیمات لازم در طرح پروژه ارائه می‌کنند. گزارش پیشرفت در بین انواع گزارش عملکرد معمولا جزئی‌تر و پویاتر از گزارش‌های وضعیت هستند و گزارشی مداوم از تکامل پروژه ارائه می‌دهند.

گزارش عملکرد ارزش کسب شده

این نوع نمونه گزارش عملکرد به مدیر، در واقع نوعی گزارش پیشرفت/وضعیت است که از داده‌های کمی برای اندازه گیری عملکرد واقعی پروژه در برابر عملکرد برنامه ریزی شده آن استفاده می‌کنند. به طور خلاصه، باید با تخمین میزان کار در مراحل مختلف پروژه شروع کرده و آن را به صورت کمی بیان کنید.

به عنوان مثال، اگر قرار است پروژه شما 1,000,000 میلیون هزینه داشته باشد و 100 روز طول بکشد، در روز 21 شما باید 210,000 هزار تومان کار را انجام داده باشید. با این حال، اگر تنها به ارزش 150000 هزار تومان دست یافته‌اید، به این معنی است که 6 روز از برنامه عقب هستید. و اگر به 210000 هزار تومان رسیده‌اید اما 260000 هزار تومان هزینه کرده‌اید، 50 هزار تومان بیشتر از بودجه خرج کرده‌اید.

با برون‌ یابی و بررسی تفاوت بین داده‌های واقعی و پیش‌بینی‌ شده، می‌توان پیش‌بینی کرد که پروژه واقعا چه میزان هزینه دارد و چه مدت زمان طول می‌کشد

گزارش کار روند

این مدل از انواع گزارش عملکرد، اطلاعاتی در مورد بازده معیارهای انتخابی در طول زمان ارائه می‌کنند. با تجزیه و تحلیل این داده‌ها می‌توان اطلاعات زیر را به دست آورد:

• الگوها و روندها را شناسایی کنید؛
• محرک های کلیدی تغییر را مشخص کنید؛
• عملکرد آینده را بر اساس روندهای تاریخی پیش بینی کنید.

به عنوان مثال، یک مدیر محصول می‌تواند داده‌های مربوط به حفظ مشتری و استفاده از یک ویژگی را ردیابی کند. با تجسم داده‌ها، می‌توانید ببینید که آیا این دو با هم مرتبط هستند یا خیر. فقدان چنین همبستگی، نشان از نبودن تاثیر مستقیم ویژگی‌ها بر یکدیگر است.

گزارش کاری پیش بینی

در بین انواع گزارش عملکرد، گزارش‌های پیش بینی به خوبی نتایج عملکرد آینده را نشان می‌دهند. به عنوان مثال، یک گزارش پیش بینی می‌تواند رفتار گذشته کاربران را بررسی کرده و میزان نگه داشت مشتری در آینده را پیش‌بینی کند. از جمله مزایای گزارش عملکرد پیش بینی:

1. برای مقابله با مسائلی که ممکن است عملکرد محصول یا پروژه را تحت تاثیر قرار دهند، استراتژی های پیشگیرانه تدوین کنید.
2. گزارش‌های پیش‌ بینی همچنین به شما کمک می‌کنند منابع را به‌ طور مناسب تخصیص دهید تا بتوانید به‌ خوبی با چالش‌ها مقابله کرده و از فرصت‌های جدید بهره‌مند شوید.

گزارش واریانس

گزارش‌های عملکرد واریانس، همچون گزارش‌های ارزش کسب‌ شده، تفاوت‌های بین عملکرد واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه را تحلیل می‌کنند. با مقایسه معیارهای عملکرد واقعی با معیارهای برنامه ریزی شده، می‌توانید واریانس‌های مهمی را که نیاز به توجه شما دارند را شناسایی کنید.

برای مثال، اگر تیم توسعه شما عقب‌تر از زمان‌بندی کار می‌کند، شاید باید منابع بیشتری را اختصاص دهید تا به آن‌ها کمک کرده تا کار را به موقع انجام دهند.

عناصر حیاتی در تهیه انواع گزارش عملکرد موثر پروژه

محتوای دقیق گزارش‌ها از پروژه‌ای به پروژه دیگر و سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. با این حال، برخی از عناصر مشترک وجود داشته که باید در زمان چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، در آن‌ها وجود داشته باشد، در ادامه آن‌ها را بیان می‌کنیم.

خلاصه اجرایی

مروری کوتاه بر وضعیت فعلی پروژه، برجسته کردن دستاوردهای کلیدی، چالش‌ها و نقاط عطف آتی برای ذینفعان پرمشغله که ممکن است زمان لازم برای بررسی کل گزارش را نداشته باشند.

اهداف و محدوده پروژه

با بیان واضح اهداف و محدوده پروژه، زمینه را برای معیارهای عملکرد گزارش شده فراهم کرده و به ذینفعان کمک نمایید تا اهداف پروژه را درک کنند.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

در نوشتن انواع گزارش عملکرد، باید از معیارهای KPI استفاده شود تا ذینفعان با این معیار قابل اندازه‌گیری، متوجه موفقیت کسب و کار برای رسیدن به اهداف‌شان شوند. از این رو در زمان انتخاب قالب پاورپوینت گزارش عملکرد، دقت کنید که محصولی با المان‌های گرافیکی انتخاب کرده تا به خوبی شاخص کلیدی عملکرد پروژه را به واسطه آن نشان دهید.

نقاط عطف به دست آمده

برجسته کردن نقاط عطف تکمیل شده و تاثیر آن‌ها بر جدول زمانی پروژه، حس پیشرفت و موفقیت را ارائه می دهد.

عملکرد بودجه و هزینه‌ها

در انواع گزارش عملکرد شرکتی، جزئیات وضعیت مالی پروژه، از جمله تخصیص بودجه، مخارج، و هرگونه تفاوت با بودجه، برای ذینفعان برای ارزیابی سلامت مالی پروژه ضروری است.

زمان‌بندی عملکرد

داده‌های مربوط به زمان‌بندی پروژهو هرگونه انحراف از زمان‌بندی اولیه به ذینفعان کمک می‌کند تا بفهمند که پروژه در مسیر درست است یا خیر.

خطرات و چالش‌ها

در انواع گزارش عملکرد، خطرات و مسائل فعلی و بالقوه که ممکن است بر تحویل پروژه لازم برای کار کردن استراتژی‌های کاهش موثر و برنامه‌های احتمالی تأثیر بگذارد.

استفاده از منابع

جزئیات در مورد نحوه تخصیص و استفاده از منابع، برای بهینه سازی مدیریت منابع و شناسایی زمینه‌های بهبود لازم است.

چشم انداز آینده

داشتن چشم انداز آینده نگر در مورد فعالیت‌های آینده، چالش‌های بالقوه، و تعدیل‌های برنامه پروژه به ذینفعان کمک کرده تا برای پیشرفت‌های آینده آماده شوند.

نتیجه‌گیری

هدف از استفاده از گزارش‌های کسب و کار این است که شرکت شما معیارهای عملکردی را که برای موفقیت نیاز دارد برآورده می‌کند. همچنین گزارش‌های مالی و شاخص‌های کلیدی عملکرد را ردیابی کرده و با کمک به مدیریت پروژه وایجاد بینش‌های ارزشمند دیگری، برای سنجش عملکرد کلی کسب‌وکار ارائه می‌دهد. از این رو با انواع گزارش عملکرد می‌توانید مهم‌ترین داده‌ها را در تم پاورپوینت گزارش عملکرد مینارو به نمایش بگذارید.

منبع: userpilot.com