چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟

چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟ دلایل اهمیت نوشتن اصولی گزارش کاری چیست؟ نحوه گزارش عملکرد نویسی چگونه است؟ در این مقاله از سایت مینارو، جواب این سوالات را خواهیم داد. به طور کلی یک گزارش سازمانی و عملکرد خوب نوشته شده نه تنها عملکرد کسب و کار شما را اندازه گیری کرده، بلکه زمینه‌هایی را که نیاز به بهبود دارند، مشخص می‌شود. شما داده‌ها و نمونه گزارش عملکرد اداری خود را می‌توانید در قالب پاورپوینت گزارش عملکرد تخصصی و شرکتی قرار داده و تاثیرگذاری بیشتری بر روی مخاطب داشته باشید. همچنین تم پاورپوینت مناسب، امکان ارائه حرفه‌ای و تسلط بالا در زمان سخنرانی را برای شما فراهم می‌کند.

گزارش عملکرد چیست؟

گزارش عملکرد فرآیند جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه اطلاعات در مورد عملکرد محصول یا پروژه است. این اطلاعات می‌تواند شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد مانند: حفظ یا درآمد و همچنین بازخورد مشتری و داده‌های استفاده از محصول باشد. هدف از گزارش عملکرد، ارزیابی عملکرد محصول در برابر پیش بینی‌ها، اهداف اولیه و شناسایی زمینه‌های بهبود است. این اطلاعات به مدیران کمک کرده تا تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد توسعه محصول، بازاریابی و سایر ابتکارات استراتژیک بگیرند.

دلایل اهمیت و مزایای گزارش عملکرد

گزارش سازمانی و تجاری، تصویر واضح و دقیقی از عملکرد کسب و کارتان را به شما می‌دهد. در اصل، گزارش عملکرد به دلایل زیر ایجاد می‌شود:

• ثبت کردن تمام موارد مربوط به فعالیت‌های انجام شده
• مشخص کردن این که آیا فعالیت های تجاری شما به رشد و دستیابی به اهداف‌تان کمک می‌کند یا خیر؟
• مشخص کردن نقاط قوت و ضعف.

در ادامه به صورت دقیق‌تر در مورد مزیت‌های گزارش کاری توضیح می‌دهیم.

شناسایی کردن زمینه‌ها و فرصت‌های رشد

گزارش‌های عملکرد با بهبود عملکرد کسب و کار، تصمیم گیری مبتنی بر داده را فعال می‌کند. برای مثال، از گزارش عملکرد برای شناسایی ویژگی‌هایی استفاده کنید که بیشترین ارزش را به بخش‌های خاص کاربر داشته و همچنین مواردی که کمتر از آن‌ها استفاده می‌شوند، را نشان دهید.

شناسایی زمینه‌های ناکارآمدی

گزارش کاری همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مناطقی را که فرآیندهای آن‌ها ناکارآمد است و باعث تاخیر می شود، مشخص کنند.

به عنوان مثال، اگر توسعه یک ویژگی بیشتر طول می‌کشد یا یک پروژه بیش از بودجه اجرا می‌شود، گزارش عملکرد توانسته به شما در شناسایی علل، برآوردهای نادرست یا منابع ناکافی کمک کند. با این اطلاعات توانسته از ابتکار عمل برای جلوگیری از زمینه‌های ناکارآمدی استفاده کرده و یا از پرداختن به چنین موقعیت‌های در آینده اجتناب کنید.

پرورش دادن فرهنگ بهبود مستمر

گزارش‌های کاری منظم، فرهنگ بهبود مستمر را ترویج می‌دهد. هنگامی که از اعضای تیم خواسته می‌شود عملکرد محصول را به طور منظم بررسی نمایند، اعضای تیم عادت کرده که دائماً فرآیندهای خود را تجزیه و تحلیل کنند و معیارهای کلیدی را ردیابی و در نهایت به دنبال راه‌هایی برای بهبود آن‌ها باشند. برای دقیق بودن گزارش عملکرد، باید یک محیط حمایتی در فضای کاری ایجاد کنید.

دادن اطلاعات ضروری به مدیران و سهامداران کلیدی

گزارش سازمانی اغلب برای رهبران ارشد و ذینفعان کلیدی که برای کسب و کار هزینه می‌کنند، مورد نیاز است. به این ترتیب، این گزارش‌ها یک فرصت عالی برای مدیران محصول هستند تا پیشرفت شما و ارزشی را که برای سازمان به ارمغان می‌آورید، نشان دهند.

مقایسه کردن کسب کار خودتان با رقبا

از مهم‌ترین معیارهای مهم در چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟ این است که با تعیین و اندازه‌گیری اهداف شما، کسب و کارتان را با سایر شرکت‌های رقیب مقایسه می‌کند تا نقاطی را که در آن‌ها عملکرد ضعیف و عملکرد بهتری دارید شناسایی کنید تا درک درستی از جایگاه خود در صنعت داشته باشید.

همچنین با گزارش عملکرد امکان محک زدن حدس و گمان را حذف کرده و راه حل‌هایی برای مشکلات خاص ارائه می‌دهد. در ضمن داده‌های ضروری مورد نیاز برای تجزیه و تحلیل و کشف فرصت‌های جدید را در اختیار شما می‌گذارد. در نهایت موجب بهبود کارایی و افزایش بهره وری شما و در عین حال افزایش رضایت مشتری می‌شود.

نظارت بر روی نیروی کار

گزارش عملکرد همه چیز، از جمله عملکرد کارکنان شما را پوشش می‌دهد. گزارش از کارمندان موجب شده تا عملکرد نیروی کار را اندازه‌گیری کرده و از خوب کار کردن کارمندان مطمئن شوید. همچنین نقاط پیشرفت آن‌ها را شناسایی خواهید کرد. در ضمن از طرف دیگری موجب بهبود عملکرد نیروی کار شده و کسب و کار شما را توسعه می‌دهد.

تهیه کردن گزارش‌های خارجی

با توجه به این که کسب‌وکارها ملزم به رعایت مقررات و قوانین گزارش‌گری هستند، باید قبل از این که بدانید چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، گزارش‌های خارجی دیگری همچون: گزارش‌های سالانه، صورت‌های مالی، حساب‌ها و غیره را تهیه کنند. گزارش‌های کاری به تهیه این گزارش‌های خارجی کمک می‌کنند.

آشنایی با انواع گزارش سازمانی

انواع گزارش عملکرد شامل موارد زیر در جدول است:

عناصر کلیدی گزارش کاری و سازمانی

قبل از این که چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، باید حتما از برخی از نکات کلیدی در گزارش سازمانی خود استفاده کنیم. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

• اهداف عینی و سطح بالای شرکت و پروژه
• داده‌های در مورد درآمد گذشته و روندهای درآمد مورد انتظار
• حاشیه سود گذشته و فعلی
• مخارج
• سهم بازار
• شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای انتخابی شما
• چشم انداز، پیش بینی و اهداف شما برای پنج سال آینده
• شاخص‌های کلیدی عملکرد شما در حال حاضر چگونه با اهداف عملکرد شما مطابقت دارند؟
• هر چند وقت یک‌بار KPIها باید اندازه‌گیری شوند، منبع داده‌ای که برای نظارت و اندازه‌گیری این KPI استفاده می‌شود، و نحوه اشتراک‌گذاری اطلاعات.

چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟

حال که صورت کلی با مزایای و انواع گزارش کاری و سازمانی آشنا شدید، در ادامه نحوه نوشتن گزارش کار روزانه، ماهانه و سالانه را برای شما بیان می‌کنیم.

تعیین کردن مخاطبان هدف گزارش عملکرد

اولین قدم برای ایجاد یک گزارش عملکرد موثر این است که مخاطب هدف خود را در نظر داشته باشید. گزارش کاری شما عمدتاً برای مدیران ارشد نوشته می‌شود، اما کارمندان نیز از آن استفاده می‌کنند. قبل از شروع به نحوه گزارش عملکرد نویسی، نیازهای مخاطبان را برای استفاده از گزارش اداری در نظر گرفته و این سوالات را از خودتان بپرسید:

• مخاطبان شما چه کسانی هستند؟
• آنها به یک گزارش عملکرد کلی یا خاص نیاز دارند؟
• آیا این گزارش عملکرد برای آن‌ها مفید است؟

مزایای مشخص کردن مخاطبان برای گزارش‌های اداری

این مرحله به این به چند دلیل مهم است که شامل موارد زیر است:

1. به شما امکان داده تا نیازعای مخاطبان خود را مشخص نمایید. به عنوان مثال، حامیان مالی یا سرمایه گذاران پروژه ممکن است به عملکرد مالی پروژه و اینکه آیا هنوز یک کسب و کاذ قوی دارد یا خیر علاقه مند باشند، در حالی که رئیس مهندسی در سازمان شما ممکن است بر پارامترهای فنی و کیفیت تمرکز کند.
2. موجب انتخاب نوع زبان و روش ارائه مناسبی می‌شود که به بهترین وجه با مخاطبان‌تان ارتباط برقرار کنید. برای مثال، رهبری ارشد ممکن است نتوانند از اصطلاحات تخصصی بسیار فنی استفاده کنند.

شناسایی اهداف و شاخص های کلیدی عملکرد

در مرحله بعد، اهداف پروژه، ماموریت سازمان و اهداف شرکت را تعیین کنید.  این کار به گزارش عملکرد شما تمرکز مناسبی داده و شناسایی آن دشوار نیست و معمولاً در طرح یا منشور پروژه‌ها موجود هستند. البته بهتر است تا گزارش کاری قبلی را برای هر نوع تغییری مرور نمایید.

انجام این کار به شما کمک می‌کند تا عملکرد شرکت خود را در برابر ماموریت‌ها و اهداف خود ارزیابی و اندازه گیری کنید و ببینید تا چه حد از نظر دستیابی یا رسیدن به اهداف خود عملکرد خوبی دارید.

جمع آوری داده‌ها برای ارزیابی عملکرد

پس از شناسایی معیارهای لازم، داده ها را از منابع مختلف جمع آوری کنید.

برای مثال، هنگامی که در حال گزارش عملکرد محصول جدیدی هستید که به تازگی راه اندازی کرده‌اید، می‌توانید از بازخورد مشتریان جمع‌آوری شده از طریق نظرسنجی‌های درون برنامه‌ای و تیم‌های در حال ارتباط با مشتری استفاده کنید.

سپس در ابتدا برای این که چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟، باید یک نمای کلی از عملکرد کسب و کار و خلاصه اجرایی از آن را بنویسید که خلاصه از رشد پروژه را نشان می‌دهد.

ارزیابی عملکرد پروژه

حال باید ارزیابی واقعی کسب و کار خود را نشان داده که با ارزیابی تمامی اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای دخیل در اندازه‌گیری نتایج شما تجزیه می‌کند.

برای نشان دادن آسان اینکه چقدر خوب عمل کرده‌اید، توانسته پارامترها را به 4 دسته قوی، خوب، متوسط و ضعیف تقسیم کنید. همچنین موارد زیر را در این بخش در زمان گزارش نویسی اضافه کنید:

1. وضعیت مالی شرکت: وضعیت جریان نقدی و ایجاد درآمد را ارزیابی نمایید.
2. مقایسه‌های صنعت شما با رقبا: شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای رقبا را مقایسه کرده تا نشان دهید که شرکت شما چقدر در بازار کار می‌کند.
3. داده های کمی غیرمالی : درصد رد محصول، حجم فروش، تعداد شکایات و غیره را بررسی کنید.
4. داده‌های کیفی غیرمالی : تغییرات در برند، اثربخشی، رضایت مشتری، روحیه کارکنان و غیره را ذکر نمایید.

تبدیل کردن اطلاعات به عناصر بصری

عناصر بصری همچون:جداول، تصاویر و نمودارها موجب قابل فهم‌تر و جذاب‌تر کردن گزارش‌های شما می‌شود. در گزارش عملکرد خود، می توانید یک بخش تجزیه و تحلیل روند گرافیکی قرار دهید که KPIهای شما را در یک بازه زمانی معین به صورت گرافیکی خلاصه می‌کند. همچنین می‌توانید بخشی برای جداول آماری دقیق برای ارائه ارقام و نسبت‌های خود و اندازه‌گیری آن‌ها با سایر شرکت‌های کسب و کار خود قرار دهید. در این میان دانلود قالب پاورپوینت گزارش عملکرد حرفه‌ای مینارو، به دلیل داشتن عناصر گرافیکی در اسلایدهای خود، اطلاعات را به خوبی به نمایش می‌گذارد.

به اشتراک گذاشتن گزارش عملکرد و بحث در مورد یافته‌های آن

حال وقتی که متوجه شدید چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، آشنا شدید و آن را آماده کردید، باید آن را با توجه به مخاطب هدف‌تان از طریق روش‌های گوناگون اشتراک بگذارید. برای ذینفعان مهم، باید گزارش رسمی‌تری بنویسید و ارسال آن از طریق ایمیل روش مناسبی خواهد بود.

بررسی، بهبود و تصحیح گزارش عملکرد پروژه

آخرین مرحله در ایجاد هر گزارش، تصحیح آن است که به دنبال غلط‌های املایی، اشتباهات گرامری و ناهماهنگی در علائم نگارشی باشید و ساختار جملات را بررسی کنید و دقیق و به روز بودن اطلاعات، اطمینان حاصل کنید.

برای ایجاد بهبود در مورد نحوه گزارش عملکرد، یک بررسی سریع داشته باشید که چه چیزی خوب و چه چیزی ناکافی است. برای دریافت و استفاده از ایده‌های جدبد به بازخورد ذینفعان خود گوش دهید. برخی از سوالاتی که در این مرحله باید پرسید عبارتند از:

1. آیا گزارش قابل اجرا است ؟
2. آیا گزارش دقیق و قابل اعتماد است؟
3. آیا گزارش منعکس کننده اهداف پروژه ما است؟
4. آیا از شاخص‌های عملکرد درست استفاده می‌شود؟
5. آیا گزارش از نظر بصری جذاب و قابل درک است؟
6. آیا برای مخاطب هدف شما طراحی شده است؟

نکات طلایی در مورد نحوه نوشتن گزارش عملکرد نویسی

روی اطلاعات کلیدی تمرکز کنید

مهم ترین اطلاعات را بدون بیان جزئیات غیر ضروری در اختیار مخاطب قرار دهید.

شفاف باشید

اطلاعات را به صورت صادقانه و شفاف ارائه دهید، حتی در زمان های که عملکردهای مثبت ندارید. این کار موجب ایجاد اعتماد شده و ذینفعان و مدیران تصمیمات آگاهانه‌تری خواهند گرفت.

راه‌حل‌ها و استراتژی‌های کاهش را پیشنهاد دهید

هنگام گزارش چالش‌ها یا مسائل، راه‌حل‌های بالقوه و استراتژی‌های کاهش را نیز ارائه دهید تا مهارت‌های حل مسئله فعال و تعهد کاری خود را برای غلبه بر موانع نشان دهید.

از تجسم‌سازی‌ها استفاده کنید

به کار بردن ابزارهای بصری مانند: نمودار، تصاویر، داشبوردهای اطلاعاتی در ارائه داده‌ها، اطلاعات پیچیده‌تر را قابل درک‌تر و به یاد ماندنی‌تر می‌کند.

از فرمت گزارش‌دهی استاندارد و یکسان استفاده نمایید

از تم پاورپوینت گزارش عملکرد حرفه‌ای و یکسانی برای ارائه اطلاعات در دوره‌های مختلف گزارش‌دهی استفاده کنید تا مقایسه اطلاعات در طول زمان برای ذینفعان آسان‌تر شود.

فناوری را به کار بگیرید

از ابزارهای مدیریت پروژه و نرم افزارهای تحلیلی برای جمع آوری و گزارش‌دهی خودکار استفاده کنید. چنین ابزارهایی می توانند فرآیند گزارش‌دهی را ساده کرده و خطر خطا را کاهش دهند.

نمونه گزارش عملکرد اداری

به طور کلی برای نمونه‌های زیادی برای گزارش کاری وجود دارد که تمام آن‌ها با اصول چگونه گزارش عملکرد بنویسیم، نگارش می‌شوند. برخی از پرکاربردترین نوع آن‌ها شامل موارد زیر است:

• معمولا کارمندها از نمونه گزارش عملکرد سالانه شرکت که شامل جزئیات فعالیت‌های فرد یا سازمان در مقابل برنامه‌ها و اهداف استفاده می‌کنند.
• مدیر پروژه‌ها، به گزارش سازمانی دوره‌ای و ماهانه نیاز دارند.
• برخی از کارمندان و مدیران میانی با نحوه نوشتن گزارش کار روزانه (Daily Report) اصولی و درست، اطلاعات را دقیق‌تر به در اختیار ذینفعان قرار می‌دهند.

جان کلام

انواع گزارش‌های اداری و سازمانی در دوره‌ها گوناگون، روزانه، ماهانه و سالانه با مشخص کردن نقاط قوت و ناکارآمدی‌ها، موجب پیشبرد بهتر پروژه می‌شود. از مهم‌ترین مزایای گزارش‌های عملکرد، نشان دادن فرصتی برای اثربخشی و ارزشی است که ارائه می‌دهید و عادات بهبود مستمر در سازمان را ترویج می‌کند. همچنین شما با دانلود قالب پاورپوینت گزارش عملکرد شرکتی از وبسایت مینارو، داده‌ها را به بهترین شکل ارائه کنید. در صورت داشتن سوال یا نظری در مورد «چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟» در بخش نظرات با ما همراه باشید.

Source: userpilot.com