آموزش رسم نمودار درختی در پاورپوینت و سفارشی سازی آن

ایجاد نمودار درختی در پاورپوینت یکی از روش‌های موثر برای طراحی قالب اماده پاورپوینت‌ است؛ به ویژه زمانی که می‌خواهید گزارش عملکرد، تبلیغات یا راه‌های بهبود کارایی یک سازمان را نمایش دهید. با رسم چارت سازمانی در پاورپوینت (Family-tree Chart)، می‌توانید به سادگی سلسله مراتب و ارتباط بین اعضا را به شکلی زیبا و قابل فهم نشان دهید. در این مقاله از فروشگاه اینترنتی مینارو، انواع روش‌های ساخت نمودار درختی یا نمودار سازمانی در پاورپوینت را توضیح داده‌ایم. برای آشنایی بیشتر، تا پایان همراه ما باشید.

آموزش ایجاد چارت سازمانی در پاورپوینت

رسم نمودار در پاورپوینت به کمک قابلیت SmartArt، کار بسیار ساده‌ای است. با استفاده از این ابزار می‌توانید انواع چارت‌ها، نمودارها، الگوها و دیاگرام‌ها را به‌راحتی ایجاد کنید. در ادامه این مطلب، مراحل رسم نمودار درختی در پاورپوینت را با دو روش مختلف توضیح می‌دهیم.

روش اول: رسم نمودار سازمانی در پاورپوینت با گزینه SmartArt

• ابتدا برنامه پاورپوینت باز کرده و به اسلاید مورد نظر برای رسم چارت بروید.
• سپس از سربرگ Insert، از بخش Illustration بر روی گزینه‌ی  SmartArt بزنید.

• پنجره Choose a SmartArt Graphic برای شما باز می‌شود که انواع گوناگون اسمارت آرت‌ها در آن وجود دارد.

• برای رسم نمودار سازمانی در پاورپوینت، باید از منوی سمت چپ، بر روی گزینه Hierarchy بزنید.

• سپس از بخش راست، یکی از چیدمان‌ها (Layout) را انتخاب کنید.
• در آخر برای ایجاد نمودار درختی در پاورپوینت، بر روی گزینه Ok کلیک نمایید.
• در نهایت بر روی کادر اسمارت آرت زده و متن مورد نظر خود را یادداشت کنید. برای وارد کردن متن در هر کادر، فقط کافیست بر روی آن کلیک کنید.

علاوه بر روشی که گفته شد، می‌توانید برای ایجاد چارت سازمانی در پاورپوینت با SmartArt ابتدا عنوان‌ها را با توجه به جایگاه‌شان و با استفاده از کلید Tab روی صفحه‌ کلید مرتب کنید. بعد متن‌ها را انتخاب کرده، راست کلیک کنید و از منویی باز شده، گزینه Convert to SmartArt را بزنید. در پنجره‌ای که نمایش داده می‌شود، روی More Smart Graphics کلیک کنید. سپس مانند مراحل قبل، گزینه Hierarchy را انتخاب کرده و پس از انتخاب نمودار درختی مورد نظر، روی OK بزنید.

روش دوم: رسم نمودار درختی در پاورپوینت با اشکال

می‌توانید با استفاده از اشکال هندسی در پاورپوینت، چارت سازمانی را مطابق سلیقه خود طراحی کنید. این روش هر چند به مهارت و زمان بیشتری نیاز دارد، اما امکانات متنوع‌تری در اختیارتان قرار می‌دهد. برای انجام این کار، کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:

• ابتدا بر روی تب Insert زده و از سمت چپ، Shapes را انتخاب کنید.

• سپس بر اساس نیاز و سلیقه خود از اشکال بیضی، دایره، مستطیل و … استفاده کنید.
• بعد از انتخاب شکل مورد نظر، برای کشیدن آن، باید بر روی اسلاید دو بار پشت سر هم کلیک کرده یا با حرک ماوس و چپ کلیک کردن، شکل را ایجاد کنید.

• در ادامه برای رسم نمودار سازمانی در پاورپوینت، برای کپی کردن شکل مورد نظر باید به صورت همزمان بر روی شکل کلیک کرده و کلید Ctrl را بزنید.
• سپس برای رابط میان اشکال، باید از خط (Lines) استفاده کنید و به راحتی نمودار درختی را به صورت دستی با تعداد شاخه‌ها و جعبه‌های مورد نظر ایجاد کنید.

روش سوم: دانلود قالب چارت سازمانی

دانلود رایگان چارت پاورپوینت یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ایجاد نمودار است. با این روش می‌توانید بدون صرف زمان زیاد، اقدام به رسم چارت آنلاین در پاورپوینت کنید. کافی است یک جستجوی ساده در اینترنت انجام دهید تا به انواع نمودار درختی به صورت رایگان یا پولی دسترسی پیدا کنید.

شخصی‌سازی کردن نمودار درختی در پاورپوینت

بعد از رسم چارت سازمانی در پاورپوینت، برای ویرایش آن باید بر روی چارت کلیک کنید تا تب SmartArt Design ظاهر شود. این سربرگ دارای 4 بخش به قرار زیر است:

دادن انیمیشن به نمودار سازمانی در پاورپوینت

اگر می‌خواهید نمودار شما به صورت متحرک نمایش داده شود، باید به چارتی که با SmartArt یا اشکال ساخته‌اید انیمیشن اضافه کنید. برای این کار، روی یکی از بخش‌های نمودار کلیک کنید تا کل چارت فعال شود. سپس به تب انیمیشن در پاورپوینت بروید و با انتخاب گزینه Add Animation، انیمیشن موردنظر خود را اضافه کنید.

برای متحرک شدن چارت سازمانی، کافی است یکی از انیمیشن‌ها را انتخاب کنید. سپس از بخش Effect Options، یکی از پنج حالت نمایش انیمیشن را انتخاب کنید تا نحوه ظاهر شدن نمودار مشخص شود.

سفارشی‌سازی کردن انیمیشن چارت سازمانی در پاورپوینت

بعد از انتخاب انیمیشن و نحوه نمایش آن، بهتر است آن را شخصی‌سازی کنید. برای این کار به بخش Animation Pane بروید و زمان بندی انیمیشن‌های نمودار درختی را تنظیم کنید. با انتخاب این گزینه، پنجره‌ای در سمت راست اسلاید باز می‌شود. سپس همین که روی فلش کوچک بالای پنجره کلیک کنید، منوی کشویی نمایش داده خواهد شد.

برای هر بخش از نمودار درختی پاورپوینت، می‌توانید وقفه (Delay) و زمان‌بندی (Timing) را مشخص کنید. در واقع، هر باکس نمودار (Family-tree Chart)، انیمیشن جداگانه دارد. با استفاده از منوی کشویی یا تب Animations در نوار ابزار پاورپوینت، می‌توانید مدت زمان و سرعت نمایش هر انیمیشن را تنظیم کنید.

بعد از تنظیم کردن این موارد برای چارت سازمانی در پاورپوینت، می‌توانید در سمت چپ نوار ابزار پاورپوینت، با زدن گزینه preview، حرکت و فعال شدن انیمیشن‌ها را مشاهده کنید.

ذخیره کردن نمودار درختی پاورپوینت

• برای ذخیره کردن چارت سازمانی و استفاده از آن در مواقع نیاز، از سربرگ File در پاورپوینت، بر روی گزینه Save As بزنید.

• بعد از انتخاب محل ذخیره فایل و فرمت موردنظر (PPT یا PPTX)، روی گزینه Save کلیک کنید تا فایل ذخیره شود.

علاوه بر ذخیره فایل پاورپوینت، می‌توانید چارت سازمانی در پاورپوینت را به‌صورت تصویر نیز ذخیره کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

1. بر روی چارت راست کلیک کنید.
2. از بین گزینه‌های مورد نظر، بر روی Save As Picture بزنید.
3. سپس نام فایل و مکان ذخیره‌سازی آن را انتخاب کنید.
4. در ادامه از بین قالب‌های WMF، JPEG، PNG، TIFF، BMP، SVG یا EMF، یکی از فرمت‌ها را انتخاب کنید.
5. در نهایت برای ذخیره کردن چارت، بر روی گزینه Save بزنید.

نکاتی طلایی برای رسم چارت سازمانی حرفه‌ای

نمودار درختی یا چارت سازمانی موجب صرفه جویی در زمان می‌شود و ساختارها را واضح‌تر نشان خواهد داد. در ادامه، با نکات مهم و بایدها و نبایدها برای ایجاد چارت سازمانی تاثیرگذار آشنا خواهید شد.

به کار بردن چند لایه در چارت سازمانی

بیشتر از چارت‌های سازمانی برای نشان دادن جایگاه افراد در سازمان‌ها استفاده می‌کنند، و اگر یکی از اعضا یا همکاران جایی در چارت نداشته باشند، بسیار ناراحت خواهند شد. از این رو سعی کنید از نمودارهای با عمق زیادی استفاده کرده و تعداد لایه‌های بیشتری در نمودار سلسله مراتبی اضافه نمایید. همچنین برای نشان دادن حس همبستگی، لایه‌های بالاتر را به مدیران و لایه‌های پایین‌تر برای دیگر اعضا قابل استفاده است.

اضافه کردن عکس اعضا به نمودار درختی

در زمان ایجاد چارت سازمانی در پاورپوینت، عکس پروفایل اعضا سازمان را به هر باکس اضافه کنید. به خصوص در مورد شرکت‌های توزیع کننده یا بازاریاب، نام همراه با چهره موجب ایجاد حس دوستی و اعتماد می‌شود.

رسم نمودار درختی در پاورپوینت به صورت عملکردی

جدای از نمایش جایگاه افراد از طریق چارت‌ها، از آن‌ها می‌توانید برای نشان دادن گزارش به افراد استفاده کنید. در شرکت‌ها اکثر مدیران از گروه‌های استراتژی، فناوری اطلاعات و توسعه شرکت، گزارش‌های عملکردی می‌خواهند، که به راحتی شما با انتخاب تم پاورپوینت شرکتی رایگان دارای چارت، این نوع گزارش‌ها را بدون هیچ نگرانی به مدیران بالادستی ارائه دهید.

انتخاب کردن پشیبان برای چارت

با جابه‌جایی‌های که در سازمان‌ها رخ می‌دهد، نمودارهای درختی خیلی زود تاریخ انقضایش تمام می‌شود. سلسله مراتب در چارت تغییری نمی‌کند، ولی باید به روزرسانی و آپدیت شود و از این رو همیشه یک پشتیبان نیاز بوده تا نمودار سازمانی را به روزرسانی کند. شما با قرار دادن قالب چارت در اختیار فرد پشتیبان و اطلاع دادن جابه‌جایی‌ها به آن، چارت بر اساس آخرین تغییرات به روز می‌شود.

استفاده از خطوط نقطه چین

با توجه به این که گزارش خود را فقط به یک نفر نمی‌دهیم، به عنوان مثال در خیلی از سازمان‌ها، گزارش تحلیلگران مالی از طریق سازمان‌های مالی ارائه خواهد شد، ولی آن‌ها از مدیر تجاری همچون: مدیر تولید پشتیبانی می‌شود. از این رو این گونه نشان داده می‌شود که تحلیلگر مالی به مدیر تولید گزارش می‌دهد و در چارت سازمانی، خطوط نقطه چین برای نشان دادن این رابطه به کار برده می‌شود.

سخن پایانی

رسم نمودار درختی در پاورپوینت برای نمایش گزارش‌های عملکردی، چارت‌های سازمانی و یا شجره‌نامه‌های خانوادگی از طریق اسمارت آرت و اشکال بسیار آسان است. همچنین از طریق دانلود رایگان چارت پاورپوینت، می‌توانید نمودار خود را به صورت آنلاین دانلود کرده و از آن در ارائه‌های خود استفاده کنید. در صورت داشتن سوال یا نظری در مورد ایجاد نمودار یا چارت سازمانی در پاورپوینت، در بخش دیدگاه با ما همراه باشید.