کاهش حجم پاورپوینت؛ 10 روش کم کردن حجم فایل PPTX در ویندوز و آنلاین

کم کردن حجم پاورپوینت در ویندوز و گوشی زمانی اهمیت پیدا می‌کند که فایل شما شامل تصاویر، ویدئو، صوت، نمودار یا عناصر گرافیکی زیادی باشد. وجود این موارد در تمپلیت پاورپوینت، موجب افزایش حجم فایل شده و ارسال آن در پیام رسان‌ها، ایمیل یا سایت‌ها را دشوار می‌کند. برای بررسی حجم فایل نیز کافی است در ویندوز روی آن کلیک راست کرده و گزینه Properties را انتخاب کنید. خوشبختانه برای کاهش حجم فایل پاورپوینت نیازی به حذف محتوا یا کاهش شدید کیفیت نیست و با چند روش ساده می‌توان حجم آن را کاهش داد. در ادامه این مطلب از فروشگاه اینترنتی مینارو، سایت، برنامه و نرم افزار کاهش حجم پاورپوینت آنلاین را بررسی می‌کنیم.

انواع روش‌های کم کردن حجم پاورپوینت در ویندوز

اگر به نسخه دسکتاپ PowerPoint دسترسی دارید، معمولا بهترین نتیجه را می‌توانید بدون استفاده از سایت‌های جانبی بگیرید. مهم‌ترین عامل افزایش حجم پاورپوینت هم معمولا تصاویر و فایل‌های صوتی و ویدئویی هستند. در ادامه روش‌های کاربردی کاهش حجم فایل پاورپوینت را آموزش می‌دهیم.

کاهش حجم فایل پاورپوینت با تبدیل PPT به PPTX

اگر فایل شما هنوز با فرمت قدیمی PPT ذخیره شده است، ابتدا آن را به PPTX تبدیل کنید:

• ابتدا فایل ppt را باز کرده و از سربرگ File بر روی گزینه Save As بزنید.
• گزینه Browse را انتخاب کنید.

• سپس از پنجره باز شده، از بخش Save As type بر روی گزینه PowerPoint Presentation کلیک نمایید.
• در نهایت گزینه Save انتخاب کنید.

فرمت PPTX ساختار فشرده‌تری نسبت به فرمت قدیمی PPT دارد و در بسیاری از موارد می‌تواند باعث کاهش حجم فایل شود.

استفاده از ابزار Insert به جای کپی پیست کردن تصاویر

شاید خیلی از افراد برای قرار دادن عکس‌ها به جای استفاده از سربرگ Insert، راه آسان Copy & Paste را انتخاب کنند. این روش زمانی که حجم فایل برای شما اهمیت ندارد، مشکل ساز نیست. ولی در صورتی که دنبال طریقه کاهش حجم پاورپوینت هستید، باید از طریق Insert تصاویر را در فرمت JPG درج نمایید.

البته این طور نیست که Copy & Paste همیشه تصویر را به فرمت PNG یا BMP تبدیل کند؛ فرمت تصویر به منبع و نحوه کپی شدن آن بستگی دارد. بنابراین اگر هدف شما کم کردن حجم پاورپوینت است، مهم‌تر از روش درج تصویر، استفاده از تصاویر با فرمت و رزولوشن مناسب و سپس فشرده سازی آن‌ها در پاورپوینت است.

حذف قسمت های برش خورده تصاویر برای کاهش حجم پاورپوینت

وقتی یک تصویر را در PowerPoint برش می‌دهید، بخش حذف شده از فایل پاک نمی‌شود و همچنان داخل فایل باقی بماند. به همین دلیل در پنجره Compress Pictures گزینه Delete cropped areas of pictures را فعال کنید.

این کار علاوه بر کاهش حجم فایل پاورپوینت، باعث شده قسمت‌هایی از تصویر که دیگر به آن‌ها نیاز ندارید داخل فایل باقی نمانند. البته پس از ذخیره فایل، امکان برگرداندن قسمت‌های حذف شده وجود نخواهد داشت.

فشرده کردن تصاویر در پاورپوینت

اگر تعداد زیادی عکس با کیفیت بالا در اسلایدها دارید، احتمالا بخش زیادی از حجم فایل مربوط به همین تصاویر است. برای کاهش حجم پاورپوینت، باید تصاویر را فشرده کنید. برای این کار ابتدا یکی از عکس‌ها را انتخاب کرده و از بر روی تب Picture Format روی Compress Picturesبزنید. در پنجره باز شده:

• تیک Apply only to this picture را بردارید تا فشرده‌سازی روی تمام تصاویر اعمال شود.
• گزینه Delete cropped areas of pictures را فعال کنید.
• رزولوشن مناسب را انتخاب کنید.

اگر پاورپوینت شما بیشتر برای نمایش روی مانیتور یا ارسال اینترنتی استفاده می‌شود، نیازی به داشتن رزولوشن بسیار بالا برای تمام تصاویر ندارید. Microsoft نیز کاهش رزولوشن تصاویر و حذف داده‌های اضافی را از روش‌های کاهش حجم معرفی کرده است.

حذف اطلاعات ویرایش تصاویر

پاورپوینت می‌تواند اطلاعات مربوط به ویرایش تصاویر را برای امکان بازگرداندن تغییرات نگه دارد. اگر ویرایش تصاویرتان نهایی شده، حذف این اطلاعات می‌تواند به کم کردن حجم پاورپوینت کمک کند. برای این کار به مسیر زیر بروید:

1. از سربرگ File  بر روی گزینه Options زده و گزینه Advanced را انتخاب کنید.
2. در بخش Image Size and Quality گزینه Discard editing data را فعال کنید.

همچنین مطمئن شوید گزینه Do not compress images in file فعال نباشد. مایکروسافت توصیه می‌کند برای کاهش بیشتر حجم، در صورت مناسب بودن کیفیت مورد نیاز، رزولوشن پیشفرض تصاویر روی 150ppi یا کمتر قرار بگیرد.

مدیریت فونت‌های جاسازی شده

ثابت کردن فونت در پاورپوینت باعث می‌شود فایل روی سیستم‌های دیگر با ظاهر درست‌تری نمایش داده شود، اما می‌تواند حجم فایل را افزایش دهد. برای کاهش حجم پاورپوینت در ویندوز، فونت‌ها را از مسیر زیر جاسازی کنید:

• ابتدا فایل پاورپوینت خود را باز کرده و سربرگ File را انتخاب کنید.
• سپس بر روی گزینه Options کلیک نمایید.
• در بخش Save، تیک گزینه  Embed fonts in the file بردارید.
• در نهایت بر روی گزینه OK بزنید.

این گزینه به جای ذخیره تمام حروف فونت، فقط کاراکترهای استفاده شده در ارائه را نگه می‌دارد و به کاهش حجم کمک می‌کند.

قرار دادن لینک به جای فایل‌های حجیم

برخی ازفایل‌ها همچون: ویدیو، اکسل، ورد و … دارای حجم بسیار زیادی هستند و شما به راحتی با ایجاد هایپرلینک در پاورپوینت، باعث کاهش حجم پاورپوینت شوید. به عنوان نمونه برای کاهش حجم فیلم در پاورپوینت، ابتدا آن را درون یوتیوب یا آپارات بارگذاری کرده و لینک آن را درون اسلاید قرار دهید. البته در زمان ارائه برای استفاده از لینک، باید دسترسی به اینترنت داشته باشید، در غیر این صورت فایل اصلی را جاسازی کنید.

حذف اطلاعات پنهان از پاورپوینت با Document Inspector

نرم افزار پاورپوینت بعضی از اطلاعات شخصی را به صورت مخفی در فایل‌ها ذخیره می‌کند. شما برای حذف این اطلاعات و کم کردن حجم پاورپوینت، باید بعد از باز کردن فایل مورد نظر، بر روی تب File بزنید. سپس بر روی گزینه Check for Issues کلیک کنید و بخش Inspect Document انتخاب نمایید.

سپس در پنجره Document Inspector در پاورپوینت، از فعال بودن تیک گزینه Document Properties and Personal Information مطمئن شوید. در نهایت بر روی گزینه Inspect زده و در پنجره بعدی بر روی گزینه Remove All کلیک کنید. به این صورت با حذف اطلاعات مخفی، مقدار قابل توجهی از حجم پاورپوینت کم خواهد شد.

کاهش حجم ویدیو و صوت

اگر در پاورپوینت فیلم یا فایل صوتی قرار داده‌اید، قبل از هر چیز سراغ بخش رسانه بروید. ویدئوها می‌توانند به تنهایی چند صد مگابایت به حجم یک ارائه اضافه کنند. در نسخه ویندوز PowerPoint می‌توانید از مسیر زیر اقدام کنید:

1. از تب File بر روی گزینه Info بزنید و گزینه Compress Media را انتخاب کنید.
2. سپس بسته به نیاز خود یکی از کیفیت‌های موجود را انتخاب کنید.
3. برای ارائه‌ای که قرار است از طریق اینترنت ارسال شود، کیفیت 720p یا حتی 480p در بعضی موارد می‌تواند کافی باشد.
4. قابلیت Compress Media در پاورپوینت ویندوز وجود دارد، اما در نسخه وب و نسخه Mac در دسترس نیست.

حذف فایل‌های اضافی و موارد غیرضروری

گاهی دلیل اصلی سنگین شدن پاورپوینت چیز ساده‌ای است؛ مثلا چند تصویر، ویدئو یا فایل صوتی که دیگر در اسلایدها استفاده نمی‌شوند. قبل از ذخیره نسخه نهایی، اسلایدها را یک بار مرور کرده و موارد اضافی را حذف کنید. همچنین اگر یک تصویر را چند بار با کیفیت بسیار بالا استفاده کرده‌اید، بررسی کنید که آیا واقعا به چنین کیفیتی نیاز دارید یا خیر.

روش‌های کاهش حجم پاورپوینت انلاین

اگر نمی‌خواهید تنظیمات پاورپوینت را تغییر دهید، استفاده از ابزارهای آنلاین برای کم کردن حجم پاورپوینت، یکی از ساده‌ترین روش‌هاست. کافی است فایل را در سایت مورد نظر آپلود کنید، بعد از فشرده سازی، نسخه کم حجم آن را دریافت کنید. برای مثال می‌توانید ابزارهای زیر را امتحان کنید:

1. Zamzar: فشرده سازی فایل‌های PowerPoint
   WeCompress: فشرده سازی آنلاین فایل‌های آفیس.

با این حال، قبل از آپلود فایل‌های مهم یا محرمانه در هر سایت آنلاین، حتما شرایط استفاده و سیاست حفظ حریم خصوصی آن سرویس را بررسی کنید. اگر فایل حاوی اطلاعات شخصی، کاری یا محرمانه است، بهتر است کاهش حجم پاورپوینت را مستقیما در نرم افزار پاورپوینت انجام دهید.

کاهش حجم پاورپوینت با گوشی انلاین

اگر به کامپیوتر دسترسی ندارید، ساده‌ترین راه برای کم کردن حجم پاورپوینت آنلاین با گوشی، استفاده از ابزارهای موجود است. در مرورگر گوشی وارد یکی از سایت‌های فشرده سازی شوید، فایل PPT یا PPTX را انتخاب و آپلود کنید و بعد از پردازش، نسخه کم حجم را دانلود کنید. مزیت این روش این است که به نصب برنامه خاصی نیاز ندارید و روی گوشی‌های اندرویدی و آیفون هم قابل استفاده است.

چگونه بدون افت محسوس کیفیت حجم پاورپوینت را کم کنیم؟

اگر کیفیت اسلایدها برایتان مهم است، لازم نیست همه تصاویر و فایل‌ها را با کیفیت پایین ذخیره کنید. ابتدا موارد پرحجم را فشرده نمایید:

• فشرده کردن ویدئوهای حجیم
• فشرده کردن تصاویر با رزولوشن بسیار بالا
• حذف کردن قسمت‌های Crop‌ شده تصاویر
• حذف کردن اطلاعات ویرایش تصاویر
• جاسازی نکردن فونت‌های غیر ضروری.

اگر فقط قصد ارسال فایل را دارید و نمی‌خواهید کیفیت آن تغییر کند، خود فایل پاورپوینت را در ویندوز به صورت ZIP فشرده کنید. این روش کیفیت محتوای پاورپوینت را تغییر نمی‌دهد، اما با کاهش حجم واقعی تصاویر و ویدئوها تفاوت دارد.

جان کلام

حجم بالای پاورپوینت به دلیل تصاویر، ویدئوها و فایل‌های اضافی داخل آن است. بنابراین قبل از اینکه سراغ روش‌های پیچیده بروید، همین موارد را بررسی و در صورت نیاز فشرده کنید. کاهش حجم پاورپوینت در ویندوز و با گوشی، از طریق ابزارهای موجود در خود برنامه امکان پذیر است و در بیشتر مواقع بدون تغییر محسوس در کیفیت، نتیجه خوبی می‌دهد. اگر هم به کامپیوتر دسترسی ندارید، ابزارهای کم کردن حجم پاورپوینت انلاین می‌توانند کارتان را سریع‌تر انجام دهند. در نهایت، قبل از ارسال فایل، یک بار اسلایدها را بررسی کنید تا علاوه بر داشتن حجم مناسب، کیفیت ارائه هم حفظ شود. بسیار خرسندیم که تا پایان مطلب کاهش حجم فایل پاورپوینت از سایت مینارو با ما همراه بودید، در صورت داشتن سوال یا نظری با ما در بخش دیدگاه‌ها در میان بگذارید.